Agriflanders is toegankelijk voor alle aanbieders van producten en diensten die verband houden met veehouderij in de ruime zin, voor teelten, voor mechanisatie op erfniveau en voor alle producten die de land- en tuinbouw produceert.
Door het inzenden van hun aanvraag tot deelname verbinden belangstellenden zich ertoe om uitdrukkelijk en zonder voorbehoud dit algemeen reglement na te leven.
Indien Agriflanders omwille van overmacht wordt verdaagd, afgelast of ingekort, kan de organisator niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade in hoofde van de exposant ten gevolge hiervan. In voormeld geval kan de exposant vanwege de organisator enkel aanspraak maken op de terugbetaling van ter uitvoering van deze overeenkomst door de exposant betaalde bedragen onder aftrek van de proportionele deelname in de uitgaven die reeds door de organisator werden gedaan.
Onder overmacht dient te worden begrepen een onvoorziene en onvermijdbare gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil van de organisator waardoor de nakoming van de contractuele verbintenis van de organisator, redelijkerwijze geheel of gedeeltelijk onmogelijk is geworden.
Onder meer de volgende situaties worden als overmacht aanzien (niet-limitatieve opsomming): natuurrampen en uitzonderlijke weersomstandigheden, brand, oproer, stakingen, bedrijfsblokkades, bedrijfsstoringen, lock-out, uitzonderlijke verkeershinder, ernstige technische storingen inclusief panne, terreurdreigingen en terreuraanslagen, gewapende overval of diefstal, faillissement, wanprestatie of in gebreke blijven van een contractspartij van de organisator, epidemieën en ziekten die een bedreiging vormen voor de volksgezondheid, maatregelen opgelegd door de overheid, …
Zodra de organisator kennis heeft van een situatie van overmacht, zal hij de exposant hiervan binnen een redelijke termijn op de hoogte brengen.
2. Inschrijvingsformulier
De deelnemers dienen voor hun aanvraag het daartoe bestemde online inschrijvingsformulier te gebruiken. Uitzonderlijk kan de inschrijving ook via e-mail of post aan de organisatie van Agriflanders worden bezorgd. De organisatie bevestigt de ontvangst via e-mail.
3. Reservatie van een standplaats
De deelnemers kunnen via e-mail een standplaats reserveren. Deze reservatie is kosteloos. Bij hoogdringendheid heeft de organisatie evenwel het recht om bevestiging te vragen binnen de 48 uur, anders vervalt de optie op deze plaats.
Exposanten van Agriflanders 2025 krijgen tot 15 juni 2026 de kans om hun standplaats (dezelfde oppervlakte en dezelfde afmetingen) te herbevestigen vooraleer deze standplaats aan nieuwe firma’s wordt aangeboden. De organisatie beslist altijd over de definitieve toewijzing van een standplaats.
Een herlocalisatie van standplaats geeft geen recht op een schadevergoeding.
4. Deadline voor inschrijving
De organisatie van Agriflanders dient ten laatste op 15 augustus 2026 in het bezit te zijn van het inschrijvingsformulier.
5. Laattijdige inschrijvingen
Inschrijvingen na 15 augustus 2026 worden enkel behandeld indien er nog vrije standruimten zijn.
6. Annulatie van deelname
Een annulatie van deelname dient door middel van een aangetekend schrijven aan de organisatie te worden meegedeeld vóór 15 oktober 2026. In dat geval worden enkel de dossierkosten aangerekend. Na deze datum heeft de organisatie het recht de volledige inschrijvingskosten aan te rekenen.
7. Afmetingen en prijzen
De exposanten kunnen een standruimte huren met een minimumoppervlakte van 20 m², meer bepaald met een voorzijde van minimum 5 meter en een diepte van minimum 4 meter, of veelvouden ervan.
De prijs per m² voor de naakte standoppervlakte (dus geen wanden, tapijt, verlichting inbegrepen) bedraagt € 59. Wie inschrijft voor 15 augustus 2026, krijgt een korting van € 5 per m² en betaalt dus € 54 per m².
Supplementen voor standen met meerdere open zijden:
- 2 open zijden (hoekstand van minimum 40 m²): bijkomend € 320
- 3 open zijden (kopstand van minimum 80 m²): bijkomend € 600
- 4 open zijden (eilandstand van minimum 120 m²): bijkomend € 875
Indien uitzonderlijk open zijden worden toegekend aan een stand met een kleinere oppervlakte dan hierboven vermeld, dient ook het bijhorende supplement te worden betaald.
De hierboven vermelde prijzen houden rekening met de normale evolutie van de kosten van levensonderhoud tot januari 2027. Ze kunnen echter gewijzigd worden indien de algemene levensduurte aanzienlijk zou verhogen onder invloed van nieuwe elementen, onvoorzien en/of onafhankelijk van de wil van de organisatie. Indien de prijzen met meer dan 10% zouden worden verhoogd, dan heeft de exposant het recht om zijn inschrijving via een aangetekend schrijven aan de organisatie van Agriflanders te annuleren, dit binnen de 14 dagen na de aankondiging van de nieuwe prijzen. In dat geval worden de provisionele bedragen teruggestort, met uitzondering van het dossierrecht en de voor hem eventueel specifiek uitgevoerde diensten of bestellingen.
8. Onderverhuren van standruimte
Om de eigenheid van de vakbeurs te garanderen, mogen de exposanten geen standruimte onderverhuren aan derden of andere firma’s, zonder uitdrukkelijk akkoord van de organisatie. Een firma die te gast is op de stand van een andere firma, moet zich inschrijven als exposant (met 0 m², dossierrecht te betalen en vermelding van de gaststand).
9. Dossierrecht
Iedere inschrijving geeft aanleiding tot de opening van een dossier, waarvoor een forfaitair dossierrecht van € 250 per exposant wordt aangerekend.
10. Betalingen
Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. De deelnamekosten worden betaald bij ontvangst van de factuur, opgesteld door Agriflora BV, Kortrijksesteenweg 1144K, 9051 Gent; en dit ten laatste op 01/11/2026 op bankrekening van Agriflora BV, IBAN: BE 31 7374 2628 7155, BIC code: KREDBEBB.
Niemand zal over zijn standplaats kunnen beschikken indien niet alle facturen vooraf en op de gestelde vervaldatum zijn betaald.
11. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer
De organisatie behandelt alle persoonsgegevens die de kandidaat-exposant en de exposant hem verstrekken overeenkomstig de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’), enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt en de privacy policy van AgriBevents VZW.
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is AgriBevents VZW. Dit houdt in dat u eventuele verzoeken voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens tot AgriBevents VZW moet richten.
Door de ondertekening van het inschrijvingsformulier gaat de exposant ermee akkoord dat de verstrekte persoonsgegevens worden aangewend voor alle communicatie met betrekking tot zijn deelname aan Agriflanders en dat deze gegevens door de organisatie ter beschikking kunnen worden gesteld aan de officiële leveranciers en partners van de Agriflanders.
Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard en verwerkt dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
12. Bestellingen bij Agriflanders
De organisator van Agriflanders bezorgt aan iedere deelnemer na inschrijving een toegang tot de exposantenwebshop van Easyfairs Belgium. Dit omvat de volgende formulieren:
- Aanmelding van uw standenbouwer + uw contactgegevens
- Uw informatie op www.agriflanders.be
- Verzekering alle risico’s en inventarislijst
- Bestelling exposanten(dag)kaarten, relatiekaarten en verminderingskaarten
- Bestelling parkeerkaarten exposanten
13. Bestellingen bij Easyfairs Belgium
Bij Easyfairs Belgium (= de uitbater van Flanders Expo) kan u het volgende bestellen:
- Technische voorzieningen: elektriciteit en schakelbord, water, ophangpunten, WIFI, TV/FM aansluitingen, perslucht, rookafvoer
- Vervroegde opbouw
- Eventueel huur modulestand, meubels, planten, schoonmaak, …
14. Verzekeringen
Gelieve de volgende punten aandachtig te bekijken:
- De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor ongevallen, die tijdens de opbouw of afbouw van de standen of tijdens de manifestatie zelf zouden gebeuren.
- Het reglement van Easyfairs Belgium (Flanders Expo) verplicht alle exposanten een verzekering ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ af te sluiten. Deze polis wordt afgesloten door Easyfairs Belgium. Het bedrag wordt door Easyfairs Belgium automatisch gefactureerd aan alle exposanten.
- Via de organisatie van Agriflanders kan vrijblijvend een verzekering ‘alle risico’s’ afgesloten worden. Deze verzekering dekt brand, ontploffing, diefstal en eigen schade vanaf het ogenblik dat de verzekerde voorwerpen zich op de stand bevinden en tot op het ogenblik van verwijdering, met uitsluiting van transport buiten de terreinen, laden en lossen, monteren en demonteren, alsook eventuele schade voortspruitend uit het gebruik door onbevoegd personeel. De verzekering loopt vanaf woensdag 13/01/2027 tot en met maandag 18/01/2027 en geldt alleen voor wat duidelijk in de bijhorende inventarislijst is vermeld.
- Afstand van verhaal: de exposant verbindt er zich toe zich onherroepelijk en onvoorwaardelijk, zowel in eigen naam als zich sterkmakend voor derden-eigenaars van meegebrachte goederen en voor de onderaannemers, alsook voor de verzekeraars, vennoten, organen, aangestelden en uitvoeringsagenten van alle hiervoorgenoemden, zowel rechtstreeks als onrechtstreeks te verzaken aan enige aansprakelijkheidsvordering en afstand te doen van elk verhaal jegens Easyfairs Belgium, al diegenen die prestaties leveren in opdracht van Easyfairs Belgium of er op enige wijze actief zijn, al dan niet tegen renumeratie, al dan niet onder gezag en dit zowel op zelfstandige basis als onder de vorm van een vennootschap en jegens de organisatoren, de mede-exposanten, de andere deelnemers, de door Easyfairs Belgium aangestelde concessionarissen, waaronder de stad Gent, te vrijwaren tegen elke vordering van derden.
15. Data en openingsuren
Agriflanders vindt plaats van donderdag 14 januari t.e.m. zondag 17 januari 2027. De beurs is toegankelijk:
- Voor bezoekers: iedere beursdag van 10.00u tot 18.00u, dit op vertoon van een geldige toegangskaart.
- Voor exposanten: iedere beursdag van 9.00u tot 19.00u, dit op vertoon van een geldige exposantenkaart.
- Vanaf 18.00u mogen geen dranken meer geschonken worden en om 18.15u dienen alle bezoekers de stand te hebben verlaten, zodat het beurscomplex kan worden gesloten. Exposanten mogen daarna nog tot 19.00u aanwezig zijn om hun stand schoon te maken.
- De toelating van het publiek kan door de organisatie geheel of gedeeltelijk geschorst worden om iedere geldige reden, onder meer om veiligheidsredenen. Tevens kan de organisatie om dezelfde redenen overgaan tot gehele of gedeeltelijke evacuatie van het publiek.
16. Toegangskaarten
De inkomprijs is vastgesteld op € 19 (= prijs aan de kassa van de beurs).
De organisatie van Agriflanders biedt 4 soorten toegangskaarten aan:
- Relatiekaarten: € 15 per kaart. Bij afgifte van deze kaart krijgt de bezoeker gratis toegang tot de beurs.
- Verminderingskaarten: € 7 per kaart. Bij afgifte van deze kaart aan de kassa krijgt de bezoeker € 9 korting op de normale inkomprijs van € 19. De bezoeker betaalt dus zelf € 10 aan de kassa in Flanders Expo.
- Exposantenkaarten: elke exposant krijgt 1 kaart per 10 m² standruimte met een maximum van 20 exposantenkaarten. Bijkomende exposantenkaarten kunnen besteld worden aan € 35 per kaart.
- Exposantendagkaarten: iedere exposant kan ook dagkaarten bestellen aan de prijs van € 16 per kaart. Op vertoon van deze dagkaart kan een exposant de beurs reeds om 9.00u betreden. Let op: deze kaarten zijn niet bedoeld voor klanten.
17. Kinderen
Kinderen onder de 12 jaar, vergezeld van volwassenen, worden gratis toegelaten. Kinderen onder de 12 jaar, niet vergezeld van volwassenen, mogen de beurshallen niet betreden.
18. Beursplan
De organisator van Agriflanders bezorgt iedere deelnemer een gepersonaliseerd beursplan met aanduiding van de toegewezen standplaats.
19. Opbouwdagen
De opbouw kan gebeuren op de hieronder aangeduide dagen en uren:
- Maandag 11/01/2027 — 08.00u tot 21.00u
- Dinsdag 12/01/2027 — 08.00u tot 21.00u
- Woensdag 13/01/2027 — 08.00u tot 21.00u
Eventuele vervroegde opbouw dient aangevraagd te worden bij Easyfairs Belgium.
Tijdens de opbouw moeten de gangen steeds vrij worden gehouden zodat iedereen tot bij zijn stand kan geraken.
20. Inrichting en afwerking van de standen
Gelieve bij de opbouw van de standen rekening te houden met de volgende richtlijnen:
- De inrichting van de standen moet overeenkomen met wat bepaald is in het algemeen reglement en met de voorschriften van Easyfairs Belgium en de brandweer.
- Iedere exposant dient de afmetingen van zijn standplaats te respecteren zoals deze zijn aangeduid op de vloer. Het is verboden om publiciteitsmateriaal buiten deze ruimte te plaatsen of materiaal (promoborden, vlaggen) boven de gangen te laten uitsteken.
- Indien de aanpalende muren van een stand hoger zijn dan die van de buurstand, dient de achterzijde van die muur (dus gericht naar de buurstanden) afgewerkt te worden in overleg met de aanpalende stand(en).
- Scheidingswanden hoger dan 3m moeten goedgekeurd worden door Easyfairs Belgium. U stuurt hiervoor een e-mail met het ontwerp van de stand naar exhibitor@easyfairs.com.
- Om het harmonieus geheel te bevorderen, behoudt de organisator van Agriflanders zich het recht voor alle storende installaties en versieringen te laten wegnemen of te doen veranderen. Spandoeken mogen in geen enkel opzicht de tentoonstelling ontsieren. Hierover oordeelt het secretariaat van Agriflanders.
- De open zijden van de stand mogen voor maximum 1/2 met panelen worden afgesloten.
- Daags vóór de opening dienen alle werkzaamheden beëindigd te zijn vóór 21.00u.
21. Technische informatie hallen
- Vrije hoogte hal 1: 11 m
- Vrije hoogte hal 2 t.e.m. 7: 6 m
- Vrije hoogte hal 8: 13 m
- Hoogte poorten: 4,35 m
- Breedte poorten: 5,36 m
- Maximale grondbelasting: 3.500 kg/m²
22. Afbouwdagen
De afbouw kan gebeuren op de hieronder aangeduide dagen en uren:
- Zondag 17/01/2027 — 19.00u tot 23.00u
- Maandag 18/01/2027 — 08.00u tot 21.00u
- Dinsdag 19/01/2027 — 08.00u tot 21.00u
Vanaf woensdagmorgen 20/01/2027 wordt door Easyfairs Belgium een boete van minimaal € 1000 per dag aangerekend.
Alle, binnen bovenvermelde termijn niet-weggehaalde goederen, zullen door de organisatie weggehaald worden op kosten van de betrokken exposant. Na een termijn van 30 dagen heeft de organisatie het recht deze goederen te verkopen.
23. Tijdelijke of Mobiele Bouwplaats (TMB)
De op- en afbouw van een beurs wordt door de overheid beschouwd als een Tijdelijke of Mobiele Bouwplaats (TMB). De specifieke regelgeving met verplichtingen rond veiligheid, coördinatie, opleiding en risicoanalyse is dus van toepassing. Het Koninklijk besluit van 7 april 2023 stelt dat iedereen die activiteiten uitvoert op de bouwplaats een basisveiligheidsopleiding genoten moet hebben en over een attest basisveiligheid dient te beschikken (of gelijkwaardig door ervaring). Exposanten moeten erop toezien dat hun leveranciers en medewerkers voldoen aan deze eisen.
Meer info: Basisveiligheidsopleiding | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid – Arbeid en Sociaal Overleg
24. Afval
Tijdens de op- en afbouw dienen alle standenbouwers, leveranciers en exposanten hun afval mee te nemen of een rolcontainer (1100L) te bestellen bij het technisch secretariaat van Easyfairs. Gelieve geen afval achter te laten in de gangen of op de beursstanden.
Op de beursdagen staat de organisatie in voor de ophaling van het afval. Op het einde van iedere beursdag dienen de exposanten hun afval gesorteerd in het gangpad voor hun stand te plaatsen.
De minimaal te sorteren fracties zijn:
- Glas;
- Papier/karton;
- PMD (aangeboden in gesloten blauwe bedrijfs-PMD afvalzak);
- Rest (aangeboden in gesloten doorschijnende afvalzak).
De recipiënten hiervoor zijn te verkrijgen bij het technisch secretariaat van Easyfairs.
25. Herbruikbare bekers
Sinds 15 juni 2023 is het op alle publieke evenementen door de Vlaamse overheid verboden om drank te serveren in wegwerpbekers. Dit is zowel op koude als warme dranken van toepassing. Het gebruik van petflessen en blikjes is wel nog toegestaan. Via de exposantenwebshop van Easyfairs Belgium kan u vrijblijvend herbruikbare bekers bestellen. U mag ook gebruikmaken van glas.
OVAM kan controles uitvoeren op het naleven van deze regelgeving. Eventuele boetes worden doorgerekend aan de exposant.
26. Aandachtspunten
Bij de exploitatie van uw stand dient u rekening te houden met de volgende richtlijnen:
- De exposanten mogen enkel op hun eigen stand promotiemateriaal uitdelen of publiciteitsmateriaal plaatsen.
- Elke leurhandel is verboden behoudens voorafgaande toelating van de organisatie.
- De verkoop van dranken en voedingswaren is verboden, tenzij anders overeengekomen met de organisatie van Agriflanders. Het gratis uitreiken van dranken en voedingswaren is enkel toegelaten in de eigen standruimte, tot uiterlijk 18.00u.
- Tijdens de openingsuren is het verkeer met alle materiaal verboden. Heftrucks, kranen en dergelijke mogen alleen werken binnen de hallen met toestemming van de organisatie van Agriflanders.
- Machines, motoren en toestellen mogen alleen in werking gesteld worden met elektrische stroom en mogen niet gevaarlijk, luidruchtig of hinderlijk zijn.
- Een toestel dat niet in overeenstemming is met de veiligheidsreglementen van Easyfairs Belgium, mag niet in werking gesteld worden.
- Projectietoestellen mogen enkel op de eigen stand gericht zijn (dus niet in de gangen, op plafonds, op naburige standen, …) en mogen op geen enkele manier de andere standhouders hinderen. Bij hinder heeft de organisatie het recht om de projectie te laten afzetten.
- Geluidsinstallaties mogen enkel worden gebruikt in de mate dat ze niet storend zijn voor de andere exposanten.
27. Tentoonstellen van dieren
Voor het tentoonstellen van dieren gelden de volgende specifieke regels:
- Indien dieren op de stand worden tentoongesteld, dient de organisatie hiervan vooraf te worden ingelicht en moet de exposant de nodige maatregelen nemen om het bevuilen van de vloer te verhinderen. De kosten hiervan zijn ten laste van de exposant.
- Tevens moet voldaan worden aan de sanitaire voorwaarden.
28. Organiseren van bijkomende manifestaties
Het organiseren van bijkomende manifestaties in het kader van Agriflanders moet steeds ter goedkeuring aan de organisatie worden voorgelegd. Er kan contact worden opgenomen met de organisatie van Agriflanders om studiedagen, persontmoetingen, vergaderingen of seminaries te organiseren in het vergadercomplex van Flanders Expo.
29. Diefstal
De organisatie moet onmiddellijk in kennis gesteld worden van diefstal of beschadiging op de terreinen van de tentoonstelling. Binnen de 24 uur moet elke diefstal, verlies of beschadiging gemeld worden aan de verzekeraar en de politie. De organisatie kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor het eventueel verval van schadevergoeding, opgelopen wegens laattijdige aangifte.
30. Beschadigingen
Alle beschadigingen, door de exposanten veroorzaakt, zowel voor, tijdens, als na de tentoonstelling, zullen hersteld worden op kosten van de exposant. Dit omvat ook schade aan de vloer, muren, ramen, deuren en poorten van de hallen.
31. Taksen en BTW
Taksen, van welke aard dan ook, zijn ten laste van de exposanten. Alle vermelde prijzen zijn, tenzij anders vermeld, exclusief BTW.
32. Geschillen
Geschillen tussen de organisatie van Agriflanders en de exposanten zullen enkel voor de rechtbank van Gent gebracht worden, zo zij niet door een minnelijke schikking geregeld kunnen worden.
De exposanten kunnen in geen geval aanspraak maken op vergoedingen hoger dan de bedragen die zij gestort hebben.
33. Fotomateriaal
Door de organisatie worden tijdens de beurs veel foto’s genomen en zo snel mogelijk online geplaatst op https://www.flickr.com/photos/agriflanders/albums.
Exposanten kunnen deze foto’s gratis downloaden en gebruiken. Indien een exposant één van deze foto’s publiceert, dient hij het credit ‘Foto Agriflanders’ te vermelden.
34. Gegevens organisatie Agriflanders
Contactpersonen:
- Gunther De Mey: event manager
- Marc Botterman: commercieel verantwoordelijke
- Tom Destoop: verantwoordelijke prijskampen en dierententoonstelling
- Ann De Schampheleire: verantwoordelijke administratie en support
Adres: Kortrijksesteenweg 1144k – B-9051 Gent (Sint-Denijs-Westrem)
Tel: 09 245 36 13
Fax: 09 245 36 11
E-mail: info@agriflanders.be
Website: www.agriflanders.be
BTW-nummer: BE 0461.573.411
Rekeningnummer: BE 31 7374 2628 7155
BIC-code: KREDBEBB
